Aujourd’hui, alors que de nombreux salariés français passent encore des heures à mettre sous pli ou affranchir le courrier de leur entreprise, des prestataires proposent des solutions performantes pour dématérialiser ces documents. A l’heure où les initiatives environnementales des entreprises sont sur le devant de la scène, zoom sur ces techniques qui sont l’avenir du courrier.
Qu’il s’agisse de bons de commandes, de suivi client ou de factures, le constat reste le même : le support papier reste la star des supports formels. La gestion du courrier traditionnel papier représente donc encore aujourd’hui des heures de travail, qui pourraient être employées autrement. Heureusement, des solutions existent pour simplifier ce travail fastidieux.
La dématérialisation : une solution simple et sécurisée
De nos jours, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation de documents. Pour la gestion de leur courrier électronique entrant, les entreprises recherchent des solutions simples et utilisables par tous. La numérisation des courriers entrants permet une meilleure traçabilité et une consultation facilitée pour l’ensemble des salariés. Le courrier a donc moins de risques de se perdre et peut donc être traité plus rapidement par le bon destinataire. Le but est donc non seulement de pouvoir gérer et classer les nombreux courriers reçus par l’entreprise, mais aussi de pouvoir les retrouver le plus facilement possible.
La dématérialisation des documents et notamment des courriers offre donc de nombreux avantages aux entreprises. Les logiciels de Gestion Electronique des Documents (GED) sont paramétrables à souhait et répondent donc aux besoins particuliers de chaque entreprise. La protection est également maximale puisque chaque courrier peut être associé à un droit de lecture ou d’écriture personnalisé.
Le retour sur investissement peut donc se mesurer très rapidement.
Zoom sur l’externalisation du courrier sortant
L’externalisation de l’impression et de la mise sous pli est la première étape de la réduction du courrier sortant de l’entreprise. Cette solution évite que les collaborateurs impriment et envoient eux-mêmes leur courrier et perdent ainsi un temps précieux.
Il est donc possible de s’adresser à une entreprise qui propose d’externalisation du courrier et qui se charge de l’impression, de la mise sous enveloppe et de l’envoi des courriers de l’entreprise. Avec un coût inférieur et des délais d’acheminement réduits, l’entreprise a tout à y gagner.
Ces entreprises proposent également des services de vérification d’adresses. Toutes les adresses présentes dans la base de données de l’entreprise sont ainsi vérifiées et contrôlées automatiquement. L’entreprise réduit ainsi les erreurs d’envoi et améliore donc la relation client.