L’efficacité d’une réunion de travail tient avant tout à sa bonne préparation. En la préparant, vous rendez le temps passé en réunion plus constructif et productif. Comment organiser une réunion de travail ? Voici nos conseils !
Aller à l’essentiel
Vous en avez sûrement déjà été témoin : une réunion mal préparée a tendance à s’éterniser. Les débats en marge du sujet principal, la dispersion des participants sont vos plus grands ennemis. Ainsi, il est important de définir les objectifs de la réunion :
- Quel est le but de la réunion ?
- Que doit-il en ressortir au final ?
- Comment résumer en une phrase ce que vous attendez de la réunion ?
- Quels seront les thèmes abordés ?
- Quel est le plan de la réunion ?
- Combien de temps sera nécessaire pour traiter tous les sujets ?
Conseil : idéalement, la réunion ne devrait pas durer plus d’1h.
A savoir : l’attention d’une audience baisse naturellement à partir de 52 minutes.
Anticiper
Tout d’abord, il est important de choisir les participants adaptés aux objectifs de la réunion. L’erreur serait de se retrouver avec une large part de « spectateurs » qui ne seront pas dans l’échange et n’apporterons pas d’éléments clés pour la réunion.
Le lieu de la réunion est aussi important tant pour le nombre de participants que le matériel. Par exemple, avec un bureau à louer à l’ouest de Lyon, vous aurez accès à des systèmes de téléphonie, des câblages informatiques spécifiques, du Wifi voire même des dispositifs de visioconférence.
Egalement, un horaire de réunion adapté en fonction de la date, de la disponibilité de chacun et de leur productivité. Une réunion de 14h à 16h en l’occurrence sera beaucoup moins efficace qu’en matinée.
Communiquer
Une fois les participants convoqués et l’horaire adapté, pensez à transmettre l’agenda de la réunion. Il comporte la confirmation officielle de l’événement mais aussi le rappel de l’ordre du jour, des points abordés. Chacun arrivera à la réunion au fait de l’objectif et du fil rouge, évitant ainsi les divagations chronophages et permettant éventuellement à chacun de préparer des pistes de réflexion.
De votre côté, pensez à anticiper la location du bureau dans l’ouest lyonnais et à prévoir tout le matériel annexe notamment pour de longues réunions : carnets, stylos, eau, café…
Vous avez désormais toutes les clés pour organiser votre réunion efficacement !