La bonne gestion des relations presse est le vecteur d’une communication efficace et médiatisée
Gérer ses relations presse est un travail indispensable dans le cadre d’un plan de communication complet. Pour gérer ses relations presse il faut connaître ses contacts, entretenir les relations mais aussi savoir recevoir. Le bon relationnel et l’ouverture à l’autre sont des qualités naturelles mais les bases pour gérer les relations presse s’apprennent.
Connaître la communication par la presse pour gérer les relations presse
Les RP ou Relations Presse sont une méthode de communication spécialisée auprès de la presse. Gérer ses relations presse consiste à entretenir des relations professionnelles avec les journalistes et rédacteurs en chef de différents types de médias, aussi bien écrits que numériques. Bien gérer ses relations presse est primordial pour véhiculer les messages et informations que souhaitent faire passer une entreprise à ses utilisateurs ou clients. Le service communication, plus précisément le service presse s’attache à tisser des relations de confiance avec ses contacts journalistiques afin d’établir un lien permanent stable et professionnel. La communication ne se fait pas uniquement par la création de plaquettes ou l’alimentation d’un site internet, gérer ses relations presse fait partie intégrante de la communication aussi bien institutionnelle que d’entreprise. Le journaliste touché de cette manière est plus à même et volontaire pour parler du produit ou service si la relation qu’il a avec l’attaché de presse est bonne. Mais gérer les relations presse n’est pas chose aisée. En effet, les attachés et responsables de presse sont confrontés à un nombre important de médias qu’il faut savoir choisir et aborder pour que les retombées presse soient le plus pertinentes possibles. Il est également difficile au sein d’une entreprise de faire entendre aux collaborateurs et dirigeants que gérer les relations presse a de réelles retombées et un retour sur investissement. Il est vrai que gérer les relations presse n’augmente pas directement le nombre de ventes mais offre une plus large visibilité du produit dans les médias.
Gérer les relations presse c’est principalement les entretenir
Pour gérer les relations presse de manière efficace il faut savoir communiquer. Les bases du métier sont : une bonne communication orale et écrite, une écoute active, une créativité mesurée et une aptitude à faire des propositions. Gérer des relations presse demande également de la persévérance et de la patience face aux journalistes souvent noyés sous la masse d’information. Il faut être capable de répéter, relancer et faciliter leur accès à l’information, quitte parfois à leur préparer le contenu en amont. Afin de gérer les relations presse de manière la plus complète possible les professionnels utilisent tous les moyens mis à leur disposition pour communiquer avec leurs contacts : mail, messagerie instantanée, téléphone, courrier, fax, face à face… Chaque moyen employé pour gérer les relations presse implique une manière particulière de communiquer.
Pour gérer les relations presse le plus pertinemment possible il est impératif de créer et mettre à jour régulièrement un fichier presse comprenant toutes les coordonnées et informations des contacts presse réalisés et ciblés. Pour faciliter ce travail il existe des bases de données (Hors Antenne par exemple) répertoriant la plupart des professionnels de la presse ainsi que des logiciels (comme Eudonet) simplifiant la gestion de ses contacts. Secondé de ces outils, il est possible d’approfondir sa communication et ainsi de mieux gérer les relations presse. Pour transmettre l’information, les attachés de presse doivent créer des news, communiqués et dossiers de presse pour que les journalistes aient en leur possession le maximum d’informations. Gérer les relations presse nécessite également d’optimiser et d’améliorer celles-ci en réalisant des compte-rendus ou post-mortem après chaque action de communication, dans le but de faire l’analyse des réussites et des échecs.
Gérer les relations presse dans le cadre d’un événement presse
Gérer les relations presse dans un contexte axé événementiel est quelque peu différent. Pour mettre en place un événement presse capable de générer de nombreuses retombées presse il est bon de gérer de manière privilégiée ses relations presse. Une fois que l’idée du projet est accepté, il faut s’atteler à trouver un lieu approprié, une restauration adaptée, des animations en adéquation, lancer les invitations à un listing de contacts déterminés…Gérer les relations presse en mettant en place un événement nécessite une bonne organisation et une excellente gestion de ses prestataires.
Un événement presse peut être organisé à tout moment de la journée ou de la nuit selon le produit présenté, la cible de journalistes, le format. Cela peut donc être un petit déjeuner dans un café Parisien renommé, un déjeuner avec un invité spécial pour quelques journalistes privilégiés ou encore une soirée de lancement regroupant des centaines de personnes. Gérer des relations presse demande dans ce cas de l’imagination et une analyse pertinente pour mettre en place un événement approprié. Durant l’événement, l’attaché de presse a pour devoir de faire en sorte que ses convives passent un excellent moment et ne manquent de rien. C’est le moyen le plus subtil pour gérer ses relations presse et engendrer des retombées médiatiques par la suite. Pour pérenniser la magie de l’événement et marquer les esprits il est recommandé d’envoyer des remerciements aux invités et un message pour ceux n’ayant pu assister à la manifestation. Gérer les relations presse de cette manière vous promet de nombreux articles, interviews, reportages… dans les médias ciblés.