Être un professionnel demande de la réactivité et de devoir gérer son temps, ses équipes, ses fournisseurs, etc., au mieux. Pour arriver à se dégager du temps et pouvoir se consacrer à son cœur de métier, sous-traiter son secrétariat peut être une solution. On fait le tour du sujet en 3 points.
1. Définir vos besoins en fonction de votre situation
Vous êtes :
– Une grosse structure ayant la possibilité d’avoir un service secrétariat pour déléguer les tâches administratives et gagner du temps
– une petite structure n’ayant pas cette possibilité mais ayant tout de même des besoins en dactylographie notamment.
Peu importe. Des solutions de secrétariat externalisé existent même si vos besoins en termes de nombre d’heures de travail sont faibles. Les prestataires peuvent vous proposer des engagements de courte durée ou de façon ponctuelle.
2. Choisir la formule de secrétariat qui vous convient le mieux
Que vous fassiez appel à une agence de secrétariat, un intérimaire, ou bien encore à une secrétaire indépendante, ce type de sous-traitance n’est possible que si une relation de confiance s’instaure entre vous et votre prestataire.
Certaines agences de secrétariat proposant également un service de retranscription audio, c’est le cas notamment d’Ecostaff, ont mis en place des systèmes sécurisés permettant à leurs équipes de secrétaires on-line de travailler directement sur le système informatique de leurs clients.
3. Les avantages de sous-traiter son secrétariat
Sous-traiter son secrétariat va vous permettre :
– de gagner du temps
– de rester disponible pour travailler uniquement sur votre cœur de métier et de confier les tâches administratives chronophages à des personnes compétentes pour les traiter
– de bénéficier d’avantages financiers puisque vous n’avez à payer ni charges sociales, ni congés payés puisque le contrat d’embauche n’est pas permanent.
– de faire des économies en frais de fonctionnement au niveau de l’investissement matériel notamment, puisque là encore aucune fourniture de bureau ou matériel informatique n’est à acheter.